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| La formación es esencial en las empresas |
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El entorno actual exige a las empresas, unos niveles de competitividad
cada vez mayores. Esta presión competitiva requiere estar
constantemente reinventando nuestras propuestas, mediante el análisis
de nuestra cadena de valor. Para enfrentarnos a los nuevos retos
deberemos desarrollar nuevas estrategias y comportamientos, ya que
enfrentarnos al presente con métodos del pasado seria hipotecar el
futuro.
Consecuencia de lo anterior, es obvia la necesidad de potenciar
regularmente las competencias de nuestro equipo humano. En este
contexto, la formación juega un papel fundamental, la buena formación
es capaz de potenciar la eficacia y eficiencia de los participantes,
pero en el adjetivo está la clave del éxito. Reunir a un grupo de
personas en un aula e impartir un programa más o menos ajustado a sus
necesidades no garantiza el éxito. La formación mal planificada puede
conllevar incluso resultados contraproducentes.
Es destacable, el aumento de protagonismo que la formación está
teniendo en las empresas en estos últimos años. La presión competitiva,
las subvenciones, los cambios de paradigma en las relaciones con el
cliente, las nuevas tecnologías, etc., son sin duda factores que han
favorecido este aumento de protagonismo. Pero la tendencia a pasar a la
acción sin invertir el tiempo necesario en la planificación, hace que
en muchos casos el resultado no sea el deseado. Como digo muchas veces
en mis clases;
"Si tenemos cinco horas para cortar un arbol, hay que invertir una en afilar el acha".
La "buena" formación conlleva tener en cuenta una serie de factores
de influencia, que nos ayudarán a conseguir los resultados deseados.
En todo proceso de mejora siempre hay un antes, un durante, y un
después. Por lo que clasificaré los factores de influencia por este
mismo orden.
Antes
1.Si queremos que la formación actúe como motor del cambio, no
deberemos contemplarla como algo puntual y aislado. Esta deberá estar
integrada en el plan estratégico de la compañía. El responsable de
formación necesita disponer de todo el apoyo y recursos necesarios.
Para ello la formación debe formar parte de la propia cultura de la compañía.
2.Las acciones deberán diseñarse teniendo en cuenta las necesidades
globales, departamentales y personales. Identificar claramente la
situación actual y la situación deseada, nos ayudará enormemente a
seleccionar los recursos necesarios para el cambio. Para realizar un
buen análisis de necesidades es fundamental medir como lo estamos
haciendo, en muchos casos esta medición no se lleva a cabo o se hace de
forma incorrecta. Herramientas como las auditorias de calidad (externas
o internas), entrevistas y pruebas de evaluación de rendimiento, la
observación directa, evaluaciones de la calidad de atención al cliente
(mistery phoning, mistery shoping, encuestas, etc.) reuniones con los
receptores, etc. son acciones que nos proporcionarán información muy
valiosa sobre como lo estamos haciendo (situación actual), y sobre como
tenemos hacerlo en el futuro (situación deseada). Esta información será
fundamental para la identificación de las áreas de mejora y para el
posterior diseño del programa formativo. En esta fase es fundamental la
participación de los receptores en el diseño del programa, ya que si
formamos para el cambio, necesitaremos contar con la implicación de las
personas que tienen que cambiar, y no hay implicación sin
participación.
3.La buena formación es la que consigue cambios positivos: "Si
quieres resultados nuevos, haz cosas diferentes". En realidad este es
el gran reto, conseguir que las personas cambiemos. Lograr que las
personas salgamos de la zona cómoda y cambiemos nuestras rutinas y
estrategias de comportamiento, es algo que demanda la máxima
profesionalidad, en las personas encargadas de llevar a cabo el diseño
e impartición del programa.
El aumento de protagonismo que la formación está teniendo es
debido, en gran parte, a la creación de fondos para la subvención de
los planes. Estas subvenciones han hecho aflorar como setas multitud de
empresas que "venden" formación con una filosofia, que en muchos casos
se podría definir como la de "toma el dinero y corre".
Los buenos profesionales invierten muchas, muchísimas horas en su
formación; cursos, libros, revistas especializadas, congresos
nacionales e internacionales, conferencias, preparación de materiales,
etc. Todo esto representa una inversión de tiempo, esfuerzo y dinero,
que este tipo de empresas no está dispuesta a pagar. Su propia ambición
y la miopia empresarial del negocio a corto plazo, les impide invertir
en auténticos profesionales de la formacción o formación para el
cambio.
Por ello es fundamental que las empresas que subcontraten la
formación y que quieran obtener resultados positivos, analicen con
detalle la calidad del proveedor. Solo así podrán comprobar que la
"buena" formación no es un gasto inútil, sino una inversión necesaria y
rentable.
Durante
Durante la impartición de un programa formativo para el cambio, son
muchas las áreas a considerar, detallarlas aquí conllevaría monopolizar
el contenido de este artículo o la edición de un libro entero, por lo
que abordaré solo algunas líneas generales a tener en cuenta.
Partiendo del supuesto, de que el diseño del programa se apoya en
un correcto diagnóstico de necesidades y en una adecuada selección de
los recursos. Los siguientes factores a considerar son:
1.En los momentos iniciales, hay que orientar nuestras acciones a
la creación de un clima facilitador del aprendizaje, (antes de sembrar,
hay que preparar la tierra). Esto pasa por el logro de un entorno que
fomente la confianza y apertura mental del grupo (no se puede aprender
lo que ya se cree saber). Este primer objetivo es indispensable para
que se pueda establecer el nivel de comunicación necesario, entre el
formador y los participantes.
2.También es fundamental sintonizar con el grupo, empatizar con sus
inquietudes, estado interno, creencias, actitudes, etc. esto nos
permitirá posicionarnos en la "linea de salida" para comenzar el
entrenamiento en sintonía con el grupo.
3.La metología de entrenamiento, debe ser capaz de generar en los
participantes auténticas experiencias de aprendizaje. Recordemos un
axioma de formación que nos dice lo siguiente; oigo y olvido, veo y recuerdo, hago y aprendo.
Por lo que la inmersión del participante en experiencias de
aprendizaje, será fundamental para la comprensión y posterior puesta en
práctica de lo aprendido. Estas experiencias deben estar diseñadas
teniendo en cuenta su entorno de trabajo, con la finalidad de acercar
al máximo la situación de entrenamiento al día a día del participante.
4.El sistema "socrático" o utilización de las preguntas, permite al
monitor exponer los diferentes conceptos implicando al participante en
la búsqueda de las respuestas, lo que conlleva una mejor aceptación y
comprensión de las mismas.
5.El formador debe procurarse un feedback eficaz, por lo que es
fundamental tener claro qué información de retorno, nos permitirá
verificar el nivel de comprensión y aceptación de los diferentes
conceptos. ¿Ha quedado claro?, ¿habeis entendido?, etc., NO es un
feedback eficaz. En los puntos clave de nuestra exposición puede ser
necesario acceder a la estructura profunda, mediante preguntas
(metamodelo de lenguaje) o ejercicios que nos permitan verificar la
consecución de los objetivos y aclarar las posibles dudas.
6.El objetivo nunca debería ser cumplir con el programa en el
tiempo previsto a toda costa, la flexibilidad es necesaria para adaptar
el ritmo a los participantes. Siempre será mejor desarrollar un 80% del
programa previsto de forma eficaz, que intentar “endosar” el 100% a
toda costa.
7.El ritmo de trabajo también debe de tener en cuenta la curva de
Sheldon o curva del rendimiento humano. Es muy recomendable la
realización de descansos cortos pero regulares (cada 60 ó 90 minutos).
En ellos podemos aprovechar para revisar alguna evaluación parcial (ver
apartado "después" punto 2º).
8.La buena formación es divertida. Un programa puede ser muy serio
en sus planteamientos técnicos, sin embargo, esto no impide que la
implementación del mismo sea divertida. Las personas aprendemos mejor y
más rápidamente en entornos distendidos y agradables. Para ello el
formador podrá utilizar dinámicas de grupo, ejercicios,
dramatizaciones, música, etc. Estos recursos fomentan el entusiasmo y
el buen humor en los participantes.
9.En todo programa orientado al cambio, es necesario tener en
cuenta la foma de facilitar las tranferencias de lo aprendido al lugar
de trabajo. Para lo cual, durante el entrenamiento es necesario que
cada participante vaya trabajando en su propio plan de mejora personal.
Este documento reflejará las áreas de cambio en forma de objetivos (
M.E.T.A.S.), así como la identificación de los posibles obstáculos y
recursos a utilizar. Este plan debe representar para el participante,
un compromiso consigo mismo en el logro de los objetivos.
Después
Al finalizar una acción formativa se suele decir que el curso no
acaba ahora, sino que en realidad empieza ahora. Es un hecho en el que
todos coincidimos, pero las acciones no siempre son consecuentes con
este principio. Veremos algunas consideraciones que facilitarán la
puesta en práctica de lo aprendido, y la rentabilidad de la inversión
efectuada.
1.Cuando finalizamos un programa formativo, solemos pensar
rápidamente en como vamos a evaluar la acción, lo cúal es correcto,
pero no deberemos olvidar que tenemos unos participantes a los cuales
hemos "invitado" a salir de su zona de confort o comportamiento
habitual, para implementar cambios. Por lo que si queremos ver
plasmados estos cambios en forma de resultados positivos, deberemos
diseñar un plan de seguimiento formativo, a poder ser en combinación
con el formador que ha llevado a cabo la acción. Este plan se encargará
de prestar el apoyo necesario al participante, verificando los
progresos y aportando la ayuda necesaria en la superación de posibles
obstáculos. En el mismo deberán estar implicados el participante, el
mando del cual depende (que juega un papel fundamental) y el propio
formador.
2.La persona que se responsabilice del seguimiento, deberá estar
preparada para facilitar el apoyo que precise el participante. Sus
capacidades deben permitirle realizar "coaching" no solo a nivel de
entorno, comportamientos y capacidades, también en el nivel neurológico
de creencias. En este nivel es donde se genera el auténtico poder del
cambio personal. El "coach" deberá identificar posibles creencias
limitantes y saber desafiarlas adecuadamente. Enriqueciendo los modelos
mentales del participante y facilitando la generación de creencias
impulsoras.
"Tanto si crees que puedes como si crees que no, en ambos casos estás en lo cierto"Henry Ford.-
3.Es importante destacar que en los procesos de mejora del
rendimiento hay que fomentar la cultura del elogio o reconocimiento.
Este afirma a la persona y la motiva para seguir avanzando en el
proceso de cambio.
4.En los aspectos relacionados con la evaluación, tenemos los cinco
niveles clásicos; satisfacción, conocimientos, transferencia, impacto
organizacional y retorno de la inversión (R.O.I.). A estos cinco yo
añadiría otro, a mi modo de ver imprescindible; la evaluación parcial.
Las evaluaciones parciales son aquellas que debe realizar el formador
durante el desarrollo del programa, estas evaluaciones nos permiten
saber si estamos manteniendo el rumbo previsto, o si por el contrario
nos estamos desviando del mismo. También nos permitirán efectuar
correcciones “a tiempo”. Para llevarlas a cabo, podemos utilizar el
metaplan o un breve cuestionarío diseñado a tal efecto.
Todo lo anterior es necesario para que un programa de formación sea
un éxito, y aunque el diseño e implementación de algunas de las
acciones propuestas nos demanden más tiempo y esfuerzo, no hay que
olvidar que no se nos valorará por lo que hagamos, sino por los
resultados obtenidos.
" La finalidad de la formación no es el conocimiento, sino la acción "
Claves de la formación para el cambio
Formar para el cambio, conlleva tener presentes unos requisitos y
unos recursos para que el participante comprenda el qué y el cómo, de
su gestión de cambio personal. De esta forma, el "viaje" desde la
situación actual a la situación deseada será un éxito.
Autor de este artículo: Eduardo Escribá Solano
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